Budget économique pour mon arbre de noël en entreprise

L’arbre de Noël est devenu un véritable rituel pour les fêtes de fin d’année en entreprise. Effectivement, c’est l’animation événementielle parfaite pour les collaborateurs. Elle se compose d’animations ludiques qui les aident à sortir un peu du cadre professionnel. C’est aussi un moment convivial à passer avec toute la famille.

Avant tout…

Généralement, cette organisation est réalisée par le comité d’entreprise. Celui-ci va s’occuper de toutes les préparations en amont avec les nombreuses animations, afin de rendre la fête inoubliable. Parmi l’organisation de cet événement professionnel, le budget économique est sujet indispensable à prioriser. C’est d’ailleurs l’une des données les plus importantes en événements d’entreprise. Comment définir le budget économique pour mon spectacle de noël en entreprises ? Quels sont les détails à prévoir pour ces fêtes de noël ?

Quelles sont les principales démarches de l’organisation pour mon arbre de noël en entreprise ?

L’organisation de soirées d’entreprise demande principalement de la préparation sur tous les points. C’est la raison pour laquelle, le comité des fêtes privilégie le service d’une agence événementielle. En tout cas, pour réaliser des animations de noël réussies, plusieurs paramètres sont à considérer :

• L’espace évènementiel,
• La location de matériel,
• Le son et lumière,
• L’animateur,
• Les dégustations,
• Les mascottes,
• La présence du père noël,
• Le sapin de noël,
• Les gourmandises,
• Les décorations de noël,
• Les ateliers créatifs, …

A quel moment débuter l’organisation ?

Organiser des événements comme un arbre de noël entreprise n’est pas une mince affaire. Nous pouvons même affirmer que c’est bien plus difficile que d’organiser un team building. En plus du budget, vous devez y consacrer presque tout votre temps. Pour les grands événements, le comité des fêtes choisit de faire appel au service d’une agence événementielle. En confiant cette mission à des professionnels en événements professionnels, vous gagnerez plus de temps.  En revanche, si vous souhaitez organiser de petits événements d’entreprise, les démarches doivent commencer dès début juin.

Comment bien gérer le programme des animations ?

L’organisation de l’arbre de Noël va principalement dépendre de la taille de l’entreprise, du nombre de salariés, ainsi que du choix du lieu. Ainsi, pour les évènements importants, qui comptent plus de 100 spectateurs, il est prudent de faire appel à un prestataire de billetterie. Ce dernier est d’ailleurs spécialisé pour l’organisation des spectacles interentreprises car les tarifs pour les groupes sont plus avantageux.

Outre les festivités, l’effectif est aussi à prendre en compte. Si vous comptez 50 à 100 spectateurs, un prestataire extérieur est utile pour l’organisation d’un évènement. La location de salle n’est pas nécessaire. Si vos locaux disposent d’un grand espace, il fera bien l’affaire.  Choisir ce lieu événementiel vous fait faire des économies. C’est surtout bénéfique si l’organisation dispose d’un lieu de réception comme une salle de réunion ou un réfectoire.

Comment définir le budget économique d'arbre de noël ?

Définir le budget de son arbre pour la fête de Noël en entreprise est indispensable. Cela vous éviterait des imprévus. C’est d’ailleurs la seconde étape du projet de l’arbre de Noël. Le dirigeant de l’entreprise est le premier responsable de la gestion des budgets de fonctionnement de l’entreprise. Pour la cohésion d’équipe, vous devez participer activement à la réalisation de l’arbre de Noël en concertation avec l’employeur. C’est aussi obligatoire pour les membres élus qui composent le comité des fêtes.

L’élaboration du budget des animations enfants doit se faire en janvier. C’est vivement conseillé pour les gros événements d’entreprise, comme des spectacles et en septembre pour les petits événements. Vous devez également vous interroger sur deux questions :

• Quel est le montant idéal pour un arbre de Noël d'entreprise par salarié ?
• Quel est le nombre de tous les enfants ?

Par ailleurs, il est aussi nécessaire de définir la ou les  primes à attribuer lors de la soirée d’entreprise d'arbre de Noël. La prime peut s’écrire sous différente dénomination comme la prime d’ancienneté, la prime de rendement, le 13è mois, la prime de productivité, la prime d’assiduité, la prime de présence, ou encore la prime de Noël.

Dans tous les cas, le versement d’une prime est une obligation pour l‘employeur quand elle résulte d’un accord collectif, du code de travail, d’un usage ou d’un engagement unilatéral.

En d’autres termes, il faut aussi prendre en compte la prime, l’augmentation, ainsi que la distribution de cadeaux pour les enfants. La prime de Noël ou la prime arbre de Noël est considérée comme une aide exceptionnelle forfaitaire octroyée dans les 15 jours précédant Noël à quelques bénéficiaires de minima sociaux.

Ainsi, la prime de Noël est également un versement obligatoire si le salarié a perçu au titre du mois de novembre ou, à défaut, du mois de décembre, le revenu de solidarité active ou RSA, ou la prime forfaitaire pour reprise d'activité, ou l'allocation de solidarité spécifique ou aussi l'allocation équivalent retraite (AER).

Quels sont les différentes dépenses à planifier ?

Outre l’organisation proprement dite, l’événement d’une entreprise comme un arbre de noël demande également la planification des différentes dépenses secondaires. Les comités d’entreprises doivent aussi s’en charger.

Le tarif de la salle de l’événement

Dans l’organisation d’un arbre de Noël, plusieurs facteurs entrent jeu. C’est la raison pour laquelle il est préférable de définir en amont votre budget. Celui-ci va inclure toutes les dépenses en liaison directe avec les festivités. En premier lieu, il y a la salle choisie pour accueillir l’évènement. Le prix peut varier en fonction du type de salle choisi, de sa capacité d’accueil, de sa localisation, de la durée de la prestation, du matériel et équipement fourni et de la prestation. La location d’une salle de fête classique coûte généralement entre 100 à 2000 euros. Par ailleurs, celle d’une salle polyvalente coûte entre 150 à 2000 euros.

Le spectacle et l’animation

Pour l’organisation d’un arbre de Noël, les animations et spectacles sont le noyau de l’évènement. Ils créent une ambiance conviviale et nous fait plonger dans l’esprit de Noël. Il est nécessaire de bien différencier ce qu’on appelle « spectacle » de « l’animation ». Nécessitant un gros travail artistique, les spectacles vont surtout marquer les esprits par leur côté grandiose et demandent une logistique et un espace scénique important. Les animations sont plutôt déambulatoires, courtes et ne requièrent pas de logistique spécifique. Sculpteurs sur ballon, maquilleuses artistiques ou animatrices font partie intégrante des prestataires que vous devez engager. Bien évidemment, le coût sera plus onéreux pour un spectacle. Vous devez définir un budget de fonctionnement à partir de 1000 euros. Quant à une animation classique, la facture peut aller de 500 à 1000 euros.

Le goûter de noël

Qui dit arbre de Noël, dit grand goûter ou cocktail. Vous pouvez choisir entre le faire vous-même ou faire appel aux services d’un traiteur. Les tarifs peuvent aller de 10 euros par personne pour un goûter classique qui se compose d’assortiments de viennoiseries, donuts, beignets, petits gâteaux et également d’autres chouquettes. Bien évidemment, le prix peut varier en fonction du prestataire que vous avez choisi. Sachez que les propositions peuvent être plus attirantes et originales d’un traiteur à un autre ; comme un atelier barbe à papa, fontaine de chocolat, atelier gaufres ou crêpes, pyramide de bonbons.

La présence obligatoire du père noël

Un arbre de Noël sans le Père Noël n’est évidemment pas réussi. Avec ce petit extra, vous allez combler les enfants de joie. Toutefois, vous devez prévoir un budget entre 200 et 500 euros pour une prestation de trois à quatre heures. L’idéal serait de faire appel à un photographe. Ainsi, vous pourrez proposer des séances de shooting avec le Père Noël pour avoir des photos souvenirs. Pour ne pas exploser votre budget, prenez des prestataires qui travaillent à proximité du lieu de l’évènement. Cela vous fera économiser sur les frais de déplacement.