Timing pour organiser un arbre de noël d’entreprise : le guide complet

L’arbre de Noël d’entreprise est un moment privilégié de convivialité, de remerciement et de partage entre collaborateurs, souvent accompagné de festivités pour les enfants. Bien plus qu’un simple événement de fin d’année, il incarne les valeurs humaines de l’entreprise, renforce la cohésion et offre un souvenir marquant aux salariés et à leurs familles. Pour réussir cette organisation, il est essentiel d’anticiper et de planifier chaque étape. Voici un guide détaillé, mois par mois, pour préparer sereinement cet événement.

Juin – Choisir une date : poser les fondations

Juin marque le point de départ de l’organisation de votre arbre de Noël. À ce stade, il est impératif de choisir une date précise. Ce choix peut sembler anodin, mais il conditionne toute la logistique à venir.

Pourquoi choisir la date en juin ?

1. Réserver les prestataires : les agences événementielles, artistes, animateurs, traiteurs et lieux sont très sollicités pendant les fêtes. Plus tôt la date est fixée, plus vous aurez de choix.

2. Coordonner avec les agendas des collaborateurs : fixer la date suffisamment tôt permet aux salariés de la bloquer dans leur planning personnel, évitant les absences.

3. Prévoir les vacances scolaires : la période de Noël est souvent synonyme de congés. Il faut donc éviter les chevauchements avec les départs en vacances pour garantir une bonne participation.

Comment choisir la bonne date ?

• Impliquer les RH : consultez le calendrier interne pour éviter les conflits avec d’autres événements d’entreprise.

• Sonder les collaborateurs : un rapide sondage peut aider à déterminer les préférences (week-end, mercredi après-midi, après le travail, etc.).

• Tenir compte du public cible : si l’événement est destiné aux enfants des salariés, privilégiez un créneau en dehors des horaires de classe ou pendant les mercredis.

Juillet – Briefer l’agence : transformer une idée en projet

Une fois la date fixée, il est temps de faire appel à une agence événementielle ou de désigner une équipe interne. Juillet est le moment idéal pour briefer clairement les intervenants en charge de la réalisation de l’événement.

Objectifs du briefing

Le briefing est essentiel pour poser les bases du projet. Il doit être complet, structuré et inspirant.

Contenu du briefing :

1. Le budget alloué : un élément clé pour cadrer les propositions de l’agence.

2. Le nombre de participants : adultes, enfants, collaborateurs seuls ou en famille.

3. Les objectifs de l’événement : célébration, récompense, fidélisation, valorisation des équipes.

4. Les contraintes logistiques : lieu, durée, accessibilité, sécurité, présence d’un parking, etc.

5. Les idées thématiques : Noël traditionnel, féerie polaire, ambiance Disney, spectacle de magie, etc.

6. Les prestations souhaitées :

   • Goûter / buffet / repas

   • Animations pour enfants : ateliers créatifs, maquillage, jeux en bois, etc.

   • Spectacles : conte de Noël, magie, théâtre, marionnettes

   • Cadeaux personnalisés ou distributions par le Père Noël

7. Les valeurs de l’entreprise : afin d’intégrer une touche RSE (cadeaux éthiques, produits locaux, événement écoresponsable).

Conseils :

• Faites un cahier des charges clair, mais laissez une marge créative à l’agence.

• Prévoyez une réunion de validation fin juillet pour éviter toute confusion avant la rentrée.

Septembre – Communiquer : lancer l’engagement

À la rentrée, l’un des enjeux majeurs est la communication. C’est le moment de commencer à mobiliser les équipes, à faire monter l’enthousiasme et à gérer les inscriptions.

Pourquoi communiquer dès septembre ?

• Les agendas se remplissent vite : plus vous communiquez tôt, plus vous maximisez la participation.

• Créer de l’attente : une communication soignée suscite la curiosité et l’envie.

• Assurer la logistique : connaître le nombre de participants à l’avance permet d’ajuster les commandes (cadeaux, collations, places assises…).

Que communiquer ?

1. Date et lieu de l’événement (même si le programme n’est pas encore finalisé).

2. Teaser du programme : donnez des indices (invité surprise, atelier de magie, thème féérique…).

3. Délai d’inscription : utilisez un formulaire simple, avec deadline claire.

4. Modalités de participation : faut-il s’inscrire pour chaque membre de la famille ? L’événement est-il ouvert aux conjoints ?

Quels canaux utiliser ?

• Email interne : newsletters RH, invitations formelles

• Intranet : création d’une rubrique dédiée

• Affichage : posters dans les salles communes

• Vidéo teaser : une courte vidéo animée ou humoristique peut marquer les esprits

• Ambassadeurs internes : désignez quelques collaborateurs pour relayer l’information et susciter l’intérêt.

Octobre – Relancer et préparer le D-Day

Octobre est le mois de la confirmation et de la mise en œuvre finale. Il s’agit d’un mois stratégique pour finaliser les réservations, relancer les retardataires et préparer le jour J.

Étape 1 : relancer les inscriptions

• Envoyez un rappel amical aux collaborateurs n’ayant pas encore répondu.

• Précisez les avantages : cadeaux pour les enfants, moment de détente, animations exclusives.

• N’hésitez pas à ajouter un compte à rebours ou des photos de l’année précédente.

Étape 2 : ajuster la logistique

• Commande des cadeaux : personnalisation, tri par tranche d’âge, étiquetage avec prénom.

• Validation des prestataires : dernier point avec l’agence pour vérifier que tout est en ordre.

• Plan du site : organiser les espaces, prévoir une zone d’accueil, un vestiaire, des toilettes adaptées pour enfants, des coins jeux.

• Sécurité : demander les assurances, vérifier les normes ERP, désigner un responsable sécurité.

• Transport : organiser des navettes ou indiquer des lieux de stationnement.

Étape 3 : penser aux imprévus

• Prévoir des plans B en cas de pluie (si événement en extérieur).

• Avoir une trousse de secours et un protocole d’urgence.

• Préparer des badges ou bracelets pour les enfants (avec nom et numéro du parent).

Le Jour J – Vivre la magie de Noël

Enfin, le jour tant attendu arrive. Ce jour-là, chaque détail compte pour offrir une expérience magique aux participants.

Conseils pour le jour J :

1. Accueil chaleureux : un espace décoré, des lutins ou mascottes à l’entrée, un mot de bienvenue personnalisé.

2. Fluidité de l’événement : un programme clair, des animations bien réparties dans le temps, une gestion des flux pour éviter les files d’attente.

3. Interactions humaines : des animateurs disponibles, un coordinateur visible, des collaborateurs mobilisés pour encadrer les activités.

4. Temps fort : l’arrivée du Père Noël, la distribution des cadeaux, ou le spectacle de fin doivent créer un moment inoubliable.

5. Souvenirs : stand photo, vidéos, cadeaux souvenirs marqués au nom de l’entreprise.

Après l’événement – Valoriser et capitaliser

Même si l’événement est passé, il reste encore des actions clés à mener.

Actions post-événement :

• Remerciements : envoyer un message à tous les participants, prestataires et organisateurs.

• Partage d’images : diffuser les photos et vidéos sur l’intranet ou via une newsletter.

• Questionnaire de satisfaction : rapide et anonyme, il permet d’évaluer les points forts et axes d’amélioration.

• Bilan : faire un retour à la direction sur la fréquentation, le budget, les retombées RH et internes.

Organiser un arbre de Noël réussi demande une anticipation minutieuse, une logistique rigoureuse et une communication efficace. De juin à octobre, chaque étape est décisive pour garantir le bon déroulement de l’événement. En suivant ce calendrier structuré, vous maximisez vos chances de créer une célébration inoubliable pour petits et grands. Car au-delà des guirlandes et des cadeaux, un arbre de Noël d’entreprise bien mené incarne un moment de gratitude, d’unité et d’humanité, valeurs fondamentales dans tout environnement professionnel.